PERANCANGAN BUSINESS
CONTINUITY PLAN
Studi kasus : GTO
(Gardu Tol Otomatis)
Andre
Arsanto
Jurusan Teknik Informatika
Universitas Trisakti
Jl.
Kyai Tapa No.1, Grogol, Jakarta Barat 11440
ABSTRAK
Business
Continuity Plan atau yang biasa disebut dengan Perencanaan Kontinuitas Bisnis
adalah salah satu perencanaan yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan karena
setiap organisasi atau perusahaan pasti memiliki risiko maupun ancamannya tersendiri.
BCP dibutuhkan untuk melengkapi dan memperkuat system sehingga dapat menjadi
system yang handal. Beberapa tahapan perancangan BCP yang harus dikerjakan
dimulai dari tahap risk assessment, business impact analysis, mitigation
strategy development, BC development, training,testing,auditing, dan BC
maintenance.
BCP ini
diharapkan berguna ntuk meminimalkan segala dampak dan risiko dari suatu
ancaman yang dapat terjadi, untuk menjaga kelangsungan suatu proses bisnis,
terutama pada proses bisnis yang bersangkutan dengan bidang IT, dan
meningkatkan kemampuan perusahaan untuk pemulihan saat terjadinya suatu bencana
dan gangguan sesegera mungkin pada e-Toll.
GTO atau gardu tol otomatis,sebutan baru dari
bentuk pembayaran tol dalam kota. pembayaran ini tidak sama seperti yang
biasanya anda lakukan,yaitu pembayaran dengan membayar uang cash. GTO atau
gardu tol otomatis ini hanya bisa dilewati jika anda mempunyai kartu GTO. Kartu
GTO hampir mirip dengan kartu flash,bedanya kartu tersebut anda gunakan untuk membayar
tol. Kartu GTO tersebut bisa anda dapatkan di bank Mandiri terdekat.
I. PENDAHULUAN
Business Continuity Plan adalah
kemampuan perusahaan atau organisasi untuk dapat tetap melanjutkan proses
bisnis yang kritikal dalam situasi normal maupun gangguan/bencana. Para pelaku
bisnis melakukan perencanaan Business Continuity Plan agar dapat mengantisipasi
bencana yang datang dengan tidak terduga. Bencana bisa berupa apa saja yang
menimbulkan kerusakan atau kehilangan dalam jumlah besar. Contoh dari bencana
adalah banjir, gempa bumi, kebakaran, demonstrasi merusak, dan lain sebagainya.
Akibat bencana yang datang sangat cepat, tidak terduga dan tidak memiliki suatu
prosedur dalam menanggapinya, maka bisnis perusahaan akan kandas.
Pelayanan publik oleh aparatur pemerintah dewasa ini masih banyak
dijumpai adanya kelemahan sehingga belum dapat memenuhi kualitas yang
diharapkan masyarakat. Hal ini ditandai dengan masih adanya berbagai keluhan
masyarakat yang disampaikan melalui media masa, sehingga dapat menimbulkan
citra yang kurang baik terhadap aparatur pemerintah. Negara dalam hal ini
pemerintah (birokrat) haruslah dapat memenuhi kebutuhan masyarakat. Kebutuhan
tersebut bukanlah kebutuhan secara individual akan tetapi berbagai
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan masyarakat, misalnya kebutuhan akan
kesehatan, pendidikan, transportasi,dan lain-lain.
Fenomena yang sering dijumpai dalam masalah pelayanan publik yang
sering terjadi salah satunya adalah layanan transportasi darat, laut dan udara.
Transportasi pada umumnya termasuk kereta dan bis, namun juga termasuk pelayanan maskapaipenerbangan, feri, taxi, dan lain-lain. Pada umumnya masalah transportasi yang sering
terjadi yaitu transportasi darat, dimana masalah yang paling utama terjadi di
jalan raya yaitu kemacetan lalu lintas. Kemacetan tersebut terjadi karena
adanya peningkatan jumlah kendaraan, dimana tiap tahunnya selalu
bertambah,berikut tabel peningkatan jumlah kendaraan trasportasi di Indonesia.
Jumlah kendaraan pada setiap tahunnya mengalami peningkatan. Pada tahun 2010
sampai tahun 2011 mengalami peningkatan yang lebih pesat dibandingkan dengan
tahun sebelumnya, dimana dari 76.907.127 unit kendaraan menjadi 85.601.351unit
kendaraan. Peningkatan jumlah kendaraan yang tiap tahunnya mengalami kenaikan
tidak diimbangi dengan keadaan jalan raya yang baik, misalnya kapasitas jalan
lebih kecil daripada jumlah kendaraan yang ada, sarana pengatur lalu lintas
yang tidak berjalan dengan baik, dan lain-lain. Jumlah kendaraan yang meningkat
seharusnya diimbangi dengan peningkatan pelayanan transportasi publik khususnya
transportasi di darat baik meningkatkan kualitas maupun kuantitas.
Jika jumlah kendaraan yang beredar disuatu daerah jauh melebihi
luas jalan yang ada maka akan menimbulkan kemacetan lalu lintas. Seharusnya,
masalah kemacetan tidak hanya tanggung jawab pemerintah daerah, tetapi juga
merupakan tanggung jawab Kementrian Perhubungan, mulai dari armada jalan raya
sampai dengan keselamatan penumpang, termasuk juga antisipasi kepadatan
kendaraan disuatu daerah. Masalah transportasi darat merupakan masalah yang
sering terjadi di negara berkembang, karena di negara berkembang tingkat
pertumbuhan penduduk cukup tinggi, sehingga berimbas pada pengguna jasa
transportasi yang meningkat tajam. Penyebab permasalahan transportasi darat di
Indonesia antara lain: mulai terbatasnya sarana dan prasarana transportasi,
terjadinya urbanisasi yang cepat, tingkat kedisiplinan lalu lintas yang rendah,
semakin jauh pergerakan manusia setiap harinya, dan system perencanaan
transportasi yang kurang baik. Sehingga kemacetan, kecelakaan,gangguan
kesehatan, dan permasalahan lingkungan tidak dapat dihindari lagi. Dalam
mengantisipasi masalah sebagaimana dijelaskan di atas, pemerintah melakukan
pembangunan jalan tol, dimana jalan tol dibangun untuk memperlancar lalu
lintas.
Penggunaan jalan tol
selama ini dikenakan kewajiban membayar tol yang digunakan untuk mengembalikan
investasi, pemeliharaan dan pengembangan jalan tol. Pembangunan jalan tol
tersebut tidak berjalan dengan yang diharapkan karena masih terjadi masalah
kemacetan di jalan tol,misalnya saja kemacetan yang terjadi di depan pintu tol
yaitu tempat pembayaran tarif tol. Masalah yang terjad isebagaimana dijelaskan
diatas, karena kurangnya kesadaran pengguna layanan jalan tol, dimana sudah
terdapat pemberitahuan kepada para pengguna layanan yang masuk pintu tol
diharuskan untuk membayar tarif pintu tol dengan uang pas sesuai dengan
tarif yang telah ditentukan, akan tetapi para pengguna layanan masih saja
banyak yang tidak menghiraukan perintah untuk masuk pintu tol harus menggunakan
uang pas. Seharusnya akan lebih baik apabila pengendara memiliki uang pas untuk
membayarnya, namun apabila tidak memiliki uang yang lebih besar dari harga yang
telah ditetapkan, maka orang harus menunggu untuk menerima uang kembalian yang
akan membutuhkan waktu yang sedikit lebih lama, sehingga hal tersebut tidak
efisien. Kemacetan yang terjadi di jalan tol tidak hanya kemacetan yang terjadi
di depan pintu gerbang tol, akan tetapi kemacetan yang terjadi karena adanya
kerusakan jalan dan kepadatan jumlah kendaraan yang menggunakan
layanan jasa tol. Dalam mengurangi tingkat kemacetan yang terjadi dijalan
tol,maka PT. Jasa Marga mengeluarkan strategi baru untuk memperbaiki kualitas
pelayanan dan untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pengguna jasa
transportasi darat khususnya di jalan tol. Salah satunya dengan membuat
kebijakan peluncuran alat pembayaran yang lebih efisien dengan menggunakan
kartu yang diberi nama E-Toll untuk mengantisipasi kemacetan yang disebabkan
antrian di pintu tol tempat pembayaran dilakukan.
II. LANDASAN/KERANGKA
PEMIKIRAN
Pada akhir
1990-an, Business Continuity Plan (BCP)
hadir untuk mencoba menilai kemungkinan dari kegagalan sistem dalam lingkup
dunia bisnis [4]. Istilah BCP dalam bahasa Indonesia biasanya dikenal dengan
PKB (Perencanaan Kontinuitas Bisnis).
Menurut [2],
BCP adalah suatu metodologi yang
digunakan untuk menciptakan dan memvalidasi perencanaan untuk menjaga
kelanjutan operasional bisnis sebelum, selama, dan setelah kejadian bencana dan
kerusakan terjadi. Perencanaan harus dibuat dengan memperhatikan potensi risiko
yang bisa terjadi, baik berupa bencana maupun kegagalan sistem, sehingga sistem
yang merupakan penunjang proses bisnis akan tetap dapat berfungsi dengan baik.
Dalam BCP,
komponen bisnis yang terlibat dalam suatu organisasi, meliputi manusia, proses,
teknologi. Seperti dalam [2] , di dalam membuat sebuah dokumen BCP, terdapat
beberapa tahapan yang harus dikerjakan, yaitu :
1.
Project Initiation
2.
Risk Assessment
Risk Assessment (penilaian resiko) adalah suatu proses untuk
mengidentifikasi bahaya potensial dan menganalisa apa yang akan terjadi jika
bahaya tersebut terjadi. Ada berbagai macam bahaya yang harus dipertimbangkan.
3.
Business Impact Analysis
Analisa dampak bisnis adalah pemahaman akan proses mana
yang vital dalam suatu bisnis untuk berjalannya operasional dan untuk mengerti
dampak dari terganggunya proses – proses tersebut.
4.
Mitigation Strategy Development
Mitigasi risiko didefinisikan sebagai pengambilan langkah
– langkah untuk mengurangi efek-efek samping. Tahap ini adalah proses yang
biasa digunakan dalam manajemen risiko, tetapi dalam hal ini mitigasi risiko
juga berkaitan dengan kelangsungan bisnis dan pemulihan bencana. BC/DR Plan Development.
Bencana adalah mendadak, kejadian sangat membahayakan
yang mengganggu fungsi dari suatu komunitas atau masyarakat dan menyebabkan
manusia, material, dan ekonomi kehilangan kemampuannya untuk menggunakan sumber
daya sendiri [3].
Puncak dari semua
tahap pengembangan business continuity
telah selesai ketika mencapai tahap ini. Pada tahap ini, semua tahap yang telah
dijalankan akan menghasilkan sebuah BCP yang nantinya akan dijalankan dalam
suatu organisasi atau perusahaan.
Gambar 1. Kerangka Pemikiran Penelitian BCP
III. METODOLOGI
PENELITIAN
Penelitian
diawali dengan mengumpulkan data-data pendahuluan yang diperlukan, data
tersebut diperoleh dari dokumen internal perusahaan seperti kebijakan
perusahaan, struktur organisasi, SOP, infrastruktur TI, dan dokumentasi bencana
yang pernah ada. Data internal perusahaan tersebut kemudian digunakan sebagai
bahan inputan dalam menentukan ruang lingkup pada perancangan BCP yang akan
dilakukan. Kemudian setelah ruang lingkup penelitian di tetapkan maka dilakukan
pengumpulan data-data kemungkinan ancaman dan peluang potensi terjadinya
bencana, baik dari sumber internal maupun dari sumber eksternal perusahaan,
kemudian data tersebut digunakan sebagai inputan dalam proses identifikasi
kemungkinan dan potensi ancaman terhadap perusahaan. Selanjutnya dalam proses
analisa Risk Assessment yang akan menghasilkan matriks Risk
Assessment dan untuk selanjutnya kemudian dilakukan pengumpulan data untuk
di proses dalam Business Impact Assessment malalui kuesioner, wawancara,
atau diskusi. Berdasarkan hasil Risk Assessment dan Business Impact
Assessment tersebut, maka dilakukan pencarian alternative dan pemilihan
rencana strategi BCP yang menjadi acuan pokok Jurnal Informatika dan Bisnis 4
dalam penyusunan dokumen BCP.
Gambar
2. Tahapan Penelitian
IV. HASIL
PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan
studi dokumen dan hasil wawancara mendalam diperoleh data tentang proses
bisnis, kondisi SI/TI dan analisis resiko pada e-Toll maka segera dirumuskan Risk
Assessment, Bisnis Impact Analysis, dan Strategy Plan.
4.1 Risk
Assessment
Pada
Risk Assessment dilakukan identifikasi kemungkinan gangguan/bencana yang
disusun berdasarkan dokumen tanggap darurat di printgila dikombinasikan dengan
penelitian-penelitian sebelumnya, sementara daftar proses bisnis di peroleh
dari analisa SOP (Standard Operating Procedure) perusahaan.
Pada table 1, hasil risk
assessment menjelaskan proses bisnis yang ada pada layanan Gardu Tol Otomatis
dan bagaimana peringkat bencana tersebut. Peringkat tertinggi ada pada
kebakaran, dan yang terendah ada pada cyber attack.
Dari tahap
Risk Assessment dapat diketahui secara keseluruhan dampak peringkat potensi
gangguan seperti pada tabel 2. Dari tabel 2 dapat dilihat bahwa kebakaran
berada pada peringkat pertama. Berdasarkan itu pula, gangguan cyber attack
memiliki tingkat ancaman yang rendah.
Tabel
1. Hasil Risk Assessment
Tabel 2. Peringkat Dampak Potensi
Gangguan Bencana Terhadap e-Toll
4.2
Business Impact Analysis
Pada
penelitian ini mengguanakan efek level adalah 1 (aspek minor pada
organisasi, severity 10); 2 (aspek moderat pada satu unit, severity
25); 3 (aspek moderat pada organisasi atau banyak unit, severity 60);
4 (aspek catastrophic pada satu unit, severity 80); 5 (aspek catastrophic
pada seluruh organisasi, severity 100). Selanjutnya dilakukan
identifikasi Maximum Acceptable Outage Time (MAOT) atau durasi waktu
maksimum pemberhentian operasi sebelum mempengaruhi operasional atau
menimbulkan dampak yang tidak bisa diatasi untuk tiap proses bisnis.
Pengklasifikasian MAOT yang dipergunakan adalah 1,0 (MAOT<2 hari); 0,8 (
3≤MAOT<6 hari); 0,6 ( 6≤MAOT<11 hari); 0,3 (11≤MAOT<14 hari); 0,1
(MAOT≥ 14 hari). Pada table ini bertujuan untuk mengetahui tingkat kritikal
dari setiap proses bisnis. Dari table dibawah, proses bisnis yang ada di
kategori high ada 3 proses bisnis, 3 proses bisnis di kategori medium.
Tabel 3 Matriks Business
Impact Analysis
Selanjutnya
pada Tabel 4. Menjelaskan skala
waktu target pemulihan proses GTO. Pada
table 4 dirincikan beberapa proses pada GTO. Beberapa proses seperti proses
menempelkan e-Toll berada pada tingkat high sedangkan proses penyerahan e-Toll
di gardu keluar tol berada pada tingkat low.
Tabel 4. Skala Waktu Target
Pemulihan
Mengacu
pada penelitian terdahulu, maka analisis kebutuhan sumber daya minimum bias
dibedakan dalam dua kondisi bencana/gangguan berdasarkan asumsi lamanya
penelitian bencana akan terjadi.
Jika
jangka pendek apabila perkiraan lama bencana akan terjadi antara 0 sampai 7
hari, jika jangka panjang apabila perkiraan lama bencana akan terjadi >7
hari, kemudian dilakukan inventarisasi kebutuhan sumber daya yang diperlukan
untuk menjalankan proses bisnis tersebut selama periode bencana.
Dalam penelitian ini
hanya dilakukan identifikasi kebutuhan sumber daya jangka pendek. Identifikasi
kebutuhan sumber daya jangka panjang tidak dilakukan dengan asumsi pada proses
e-Toll apabila terjadi bencana dalam waktu cukup lama maka proses diundur atau
dilakukan pencatatan secara manual. Selain itu pada Tabel 5 terlihat hasil
identifikasi sumber data minimum yang harus dipenuhi pada saat melayani
pelanggan pada saat kritikal. Terlihat pada saat proses kritikal e-Toll sumber
daya minimum yang harus ada adalah Vital Record dan Desk.
Tabel 5. Identifikasi Kebutuhan Sumber Daya Minimum
4.3 Rekomendasi
Untuk mengurangi resiko kerugian yang disebabkan bencana alam
maka rekomendasi yang diusulkan adalah:
a.
Strategi Backup
Hardware
Potensi gangguan bencana pada gempa
bumi, kebakaran, banjir, secara langsung yang dapat mengakibatkan masalah pada
hardware dapat diantisipasi dengan melakukan perjanjian dengan vendor dalam hal
pengadaan hardware, menggunakan hardware yang umum dipakai, dengan konsekuensi
peralatan harus di update secara berkala agar tetap uptodate dengan
perkembangan hardware, dan Software juga harus dikelola dengan baik agar
kompatibel dengan hardware yang digunakan oleh proses bisnis yang kritikal.
b.
Strategi
Backup Data
Ada tiga jenis
penyimpanan data dalam tag RFID. Ini adalah baca-tulis, hanya membaca dan WORM
(menulis pernah membaca berkali-kali). Data Sebuah tag read-write s dapat
ditambahkan ke atau ditimpa. Baca tag hanya memiliki data yang hanya dapat
dibaca, tidak ditambahkan atau ditimpa. Tag WORM dapat memiliki data tambahan
tetapi tidak dapat ditimpa. Tag RFID(transfonder) akan mengenali diri sendiri
ketika mendekteksi sinyal dari perangkat yang hanya dapat dibaca saja (Red
only) dibaca dan ditulis (Read/Wtite) sekali tulis dan banyak baca (write once
read many) juga tidak memerlukan kontak langsung maupun jalur cahaya untuk
dapat beroperasi RFID dapat berfungsi pada berbagai variasi kondisi lingkungan
dan menyediakan tingkat integritas data yang tinggi.
c.
Prosedur Eskalasi dan
Aktifasi
Ini adalah strategi mitigasi yang diterapkan ditopang
dengan prosedur dan adaptasi untuk membiasakan karyawan agar mengetahui
bagaimana proses evakuasi apabila terjadi bencana.
d.
Strategi Backup
Electricity Supply
Potensi
terhentinya layanan yang diakibatkan terhentinya alat-alat akibat ketidaktersediaan
pasokan listrik, dapat diantisipasi dengan penggunaan UPS (Uninterupted Power
Supply), terutama untuk alat-alat elektronik yang digunakan oleh proses
kritikal. Sementara itu yang lain bisa juga digunakan genset.
4.4 Implikasi Penelitian
1. Implikasi penelitian pada Manajerial adalah :
a.
Pembentukan Tim Kerja
BCP harus secara formal dan terdapat job description harus jelas.
b.
BCP membuka kesadaran
dan pengetahuan manajerial dalam pentingnya keselamatan dan kelanjutan proses
bisnis setelah terjadinya bencana secara terencana dan terarah.
c.
Manajemen mempertimbangan
kesiapan dan kemampuan dalam menghadapi segala kemungkinan bencana yang terjadi
untuk meminimalkan dampak kerugian dan percepatan pemulihan bisnis.
2. Implikasi penelitian pada Sistem adalah :
a. BCP dibuat lebih detil terutama dalam hal prosedur, testing,
dan maintenance sehingga BCP dapat di evaluasi dikemudian hari.
b. Akan mengharuskan adanya tambahan biaya karena menggunakan
peralatan cadangan, contoh : backup data server, dll.
c. BCP memiliki dampak
terhadap sistem yaitu mempunyai perencanaan pemulihan yang jelas dan dapat
dilaksanakan oleh semua bagian dengan baik dan benar.
3. Implikasi penelitian
pada bidang ilmu adalah untuk menambah pustaka keilmuan dalam bidang BCP di industry
perccetakan yang berbasis online dimulai dari strategi dalam menghadapi bencana
sampai proses pemulihan.
V. KESIMPULAN
Dari
analisis pada hasil akhir Risk Assessment menjelaskan proses bisnis yang
menduduki peringkat dan mempengaruhi hasil akhir penilaian resiko proses bisnis
utama (Risk Assessment) pada layanan Gardu Tol Otomatis. Peringkat
tertinggi berada pada Human Error, Kegagalan Sistem, dan banjir dan tingkat
terendah berada pada Cyber Attack.
Untuk
menentukan tingkat kritikal, maka tiap proses bisnis ditentukan tingkat dampak
yang ditimbulkan jika layanan terhenti (severity of impact). Dari hasil
BIA sebagian besar proses bisnis berada pada kategori high dan moderat,
yaitu proses perawatan inventori, pencetakan dokumen.
Terdapat
juga enam strategi alternative untuk mitigasi bencana yang disesuaikan dengan
risk assessment dan business impact analysis yaitu : strategi backup hardware,
strategi backup data, prosedur eskalasi, strategi backup electricity supply,
dan strategi recovery site.
VI. DAFTAR
PUSTAKA
[1] Humdiana,
“Perancangan Business Continuity Plan: Studi Kasus pada PT. PAM,” Jurnal Informatika dan Bisnis
[2] Rendy
Malik. (2012). Proses Kerja Automatic Line Barrier di PT. Jasa Marga (PERSERO)
Tbk. http://publication.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/13493/1/SLIDE%20PI%20RENDY%20MALIK.pdf
[3] XTicket.
(2015). Pengenalan Teknologi RFID (Radio Frequency Identification). http://www.xpressticket.co.id/pengenalan-teknologi-rfid-radio-frequency-identification/
[4] Alifikram
Mughofir. (2014). Teknologi e-Toll dan Penerapannya. http://alifmughofir.blogspot.co.id/2014/12/v-behaviorurldefaultvmlo.html
[5] Aisah
Indryani. (2015). Sistem Informasi Manajemen e-Toll. http://aiinhie.blogspot.co.id/2015/08/sistem-informasi-management-e-toll.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar